1. ALGEMENE BEPALINGEN
Het Huishoudelijk Reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de actuele versie van de Statuten van de Vereniging voor Dorp en Natuur Amerongen-Leersum.
Waar het Huishoudelijk Reglement in tegenspraak is met de Statuten, hebben de Statuten voorrang boven dit Huishoudelijk Reglement.
In alle gevallen waarin de Wet, de Statuten of het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, beslist het bestuur van de Vereniging.
Het Huishoudelijk Reglement wordt vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering. Vaststelling geschiedt bij meerderheid van stemmen van de aanwezige, stemgerechtigde leden.
2. DOELSTELLING
Het Huishoudelijk Reglement legt de gedragsnormen, operationele richtlijnen en organisatorische details vast, die binnen de vereniging gelden.
3. BEGRIPPEN
In dit Huishoudelijk Reglement wordt verstaan onder:
- Reglement: dit Huishoudelijk Reglement.
- Statuten: de Statuten van de Vereniging.
- Vereniging: de Vereniging voor Dorp en Natuur Amerongen – Leersum.
- Het bestuur: het bestuur van de Vereniging.
- ALV: de Algemene Ledenvergadering.
- Werkgroep: een werkgroep ingesteld door het bestuur ter uitvoering van welbepaalde structurele activiteiten.
- Commissie: een commissie ingesteld door het bestuur, ter advisering en/of organisatie en uitvoering van welbepaalde (tijdelijke) activiteiten.
4. BESTUUR
4.1 Onder het bestuur valt, onverminderd hetgeen in de Statuten wordt bepaald, of elders in dit reglement:
- De algemene leiding.
- De uitvoering van de door de ALV genomen besluiten.
- Het toezicht op de naleving van de Statuten en Reglement(en)
4.2 Het bestuur kan, tot wederopzegging, taken en bevoegdheden delegeren aan werkgroepen en/of commissies.
4.3 Van de leden van het bestuur wordt verwacht dat zij aanwezig zijn op bestuursvergaderingen en ALV’s .
4.4 De tekenbevoegdheid voor externe, bestuurlijke correspondentie is voorbehouden aan de secretaris en/of de voorzitter, en bij langdurige afwezigheid door hun respectievelijke plaatsvervangers.
5. BESLUITVORMING VAN HET BESTUUR
- Plaats en tijd van de eerstvolgende bestuursvergadering worden in de voorgaande bestuursvergadering vastgelegd.
- Het bijeenroepen van de vergadering geschiedt minimaal drie werkdagen vooraf per e-mail door de secretaris met beschikbaarstelling van de agenda en eventuele bijbehorende stukken.
- De agenda wordt door de secretaris in overleg met de voorzitter vastgesteld. De leden van het bestuur kunnen tot een week voor aanvang van de vergadering onderwerpen voor de agenda bij de secretaris indienen. Spoedeisende zaken kunnen bij aanvang van de vergadering alsnog ingebracht worden.
- Wanneer een van de leden van het bestuur een persoonlijk of zakelijk belang heeft in de besluitvorming bij een agendapunt, dan distantieert deze zich van dit agendapunt.
- Het bestuur evalueert met regelmaat het huishoudelijk reglement in nauw overleg met de werkgroepen.
- Het bestuur kan “leden van verdienste” benoemen. Deze titel wordt toegekend op grond van bijzondere verdiensten verricht voor de Vereniging.
6. TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET BESTUUR
6.1 Voorzitter:
- Geeft leiding aan de bestuurs- en ledenvergaderingen en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven.
- Treedt op als eerstaangewezen woordvoerder van de Vereniging.
- Draagt zorg voor het coördineren, stimuleren en delegeren van werkzaamheden.
6.2 Vice – Voorzitter
Vervangt de voorzitter bij zijn/haar afwezigheid, assisteert en ondersteunt hem/haar bij zijn/haar activiteiten.
6.3 Secretaris
- Stelt in overleg met de voorzitter de agenda van de bestuursvergaderingen vast.
- Stuurt een oproep aan de bestuursleden voor een vergadering, en maakt de agenda en eventuele bijbehorende stukken beschikbaar.
- Draagt zorg voor de notulen van de bestuursvergaderingen en de ALV’s en draagt zorg voor de archivering hiervan.
- Voert de externe correspondentie namens de Vereniging over bestuurlijke en juridische zaken.
- Stelt de agenda op voor de ALV’s.
- Draagt zorg voor het jaarverslag van het bestuur en roept op en verzamelt de jaarverslagen van de werkgroepen.
- Beheert de e-mailbox info@dorpennatuur.nl. En stuurt relevante berichten door naar meest aangewezen bestuursleden. Bijvoorbeeld: wijzigingen van lidmaatschapsgegevens worden doorgegeven aan de ledenadministrateur.
- Draagt zorg voor het archiveren van relevante documenten, waaronder de documenten die door het bestuur zijn vastgesteld.
6.4 Penningmeester
- Beheert de financiën van de Vereniging.
- Naast de al door het bestuur en ALV goedgekeurde bedragen in de begroting wordt de penningmeester op grond van artikel 13 lid 5 van de statuten door het bestuur gemachtigd uitgaven te doen voor de Vereniging tot een bedrag van € 2.000 per keer tot een maximum van € 2.500 per maand. In alle overige gevallen is voorafgaande toestemming van de voorzitter of secretaris vereist.
- Brengt eens per halfjaar financieel verslag uit aan het bestuur.
- Draagt zorg voor het innen van de contributies, uitgaande facturen en het doen van de benodigde betalingen.
- Stelt aan het einde van het jaar in nauw overleg met de werkgroepcoördinatoren een conceptbegroting op, ter vaststelling van het bestuur en ter goedkeuring van de ALV.
- Draagt zorg voor de beoordeling en betaling van de door het bestuur en de ALV goedgekeurde bestedingen en overlegt met het bestuur als voorgestelde uitgaven de begroting overschrijden.
- Onderhoudt waar nodig contact met de bank en/of donateurs.
- Zorgt voor (het actueel houden van) de verzekeringsportefeuille en neemt gemelde schades en ongevallen in behandeling in overleg met het bestuur.
- Rapporteert aan of assisteert de penvoerder bij de rapportage aan externe partijen over de financiële verantwoording van ontvangen subsidies die een verantwoordingselement bevatten.
6.5 Ledenadministrateur
- De taken van de ledenadministrateur zijn:
- Beheren en bewerken van de ledenlijst van de Vereniging. Dit betreft onder meer het registeren van nieuwe leden, respectievelijk lidmaatschappen, het doorvoeren van adreswijzigingen en het effectueren van opzeggingen.
- Voert nauw overleg met de penningmeester met betrekking tot het innen van de contributie.
- Het aanleveren van de verzendlijst voor de distributie van het tijdschrift van de Vereniging en de ledenbrieven.
6.6 Algemeen bestuurslid
- Neemt deel aan de bestuursvergaderingen en ALV’s.
- Draagt actief bij aan de besluitvorming tijdens de vergaderingen.
- Is belast met de uitvoering van specifieke bestuurstaken en/of deelname aan commissies.
- Is, zoals alle bestuursleden, de aanspreekpersoon voor de aan hem/haar gekoppelde werkgroep.
7. WERKGROEPEN EN COMMISSIES
7.1 Instelling en bemensing
- Een werkgroep of commissie wordt ingesteld door het bestuur en past binnen de doelstellingen van de Vereniging zoals omschreven in artikel 2 van de statuten.
- Het bestuur benoemt de coördinator van de werkgroep of commissie, op voordracht van de betreffende werkgroep of commissie.
- De werkgroepen zijn gehouden te functioneren binnen de door het bestuur gestelde of nader te stellen regels en/of taakomschrijving.
- De coördinator heeft alle vrijheid om leden van zijn/haar werkgroepen of commissies te benoemen. Vrijwilligers in de werkgroep of commissie zijn bij voorkeur lid van Dorp en Natuur. Een niet-lid, dat met toestemming van de coördinator deelneemt aan werkgroepactiviteiten, dient een verklaring te ondertekenen dat er geen beroep kan worden gedaan op eventuele door de Vereniging afgesloten verzekeringen. Lid worden kan uiteraard ook.
- Indien noodzakelijk kan het bestuur aan een commissie of werkgroep (bezoldigde) deskundigen toevoegen. De hoogte van eventuele kosten hiervan dient op basis van een begroting vooraf door het bestuur te zijn vastgesteld.
- Een commissie wordt ingesteld voor een vooraf bepaalde periode met een vast omschreven opdracht.
7.2 Richtlijnen
- Een werkgroep of commissie werkt met een grote mate van vrijheid van handelen binnen haar werkterrein. Het bestuur blijft echter eindverantwoordelijk.
- De coördinator of diens vervanger van een werkgroep of commissie dient zich te verdiepen in de geldende voorschriften ten aanzien van de uit te voeren activiteiten (waaronder ook de veiligheidsvoorschriften van de te gebruiken materialen, inclusief onderhoud en keuring hiervan) en draagt er zorg voor dat alle werkgroep- of commissieleden zich aan die voorschriften houden.
- Volgens artikel 4 van dit reglement is de externe communicatie in alle gevallen waarin het beleid dan wel juridische of formele aangelegenheden aan de orde zijn, voorbehouden aan het bestuur. In zulke gevallen verstrekt de werkgroep of commissie tijdig een schriftelijk voorstel of concept aan de secretaris onder overlegging van de noodzakelijke bijlagen en toelichting.
- Als het gaat om publiciteit of werving wordt dit afgestemd met de werkgroep Publiciteit.
- Overige correspondentie en/of communicatie geschiedt door de coördinator van de werkgroep of commissie.
- Relevante correspondentie en eventuele notulen van interne vergaderingen worden eens per jaar beschikbaar gemaakt voor de secretaris ter archivering.
7.3 Begroting en Communicatie
- Iedere werkgroep of commissie stelt in nauw overleg met de penningmeester voor het einde van het boekjaar een begroting met toelichting op voor het komende jaar. Het bestuur neemt vooruitlopend op de eerstvolgende ALV een voorlopig besluit over de hoogte en toekenning van de begroting, dat uiteindelijk definitief wordt vastgesteld door de ALV.
- Na goedkeuring van het bestuur en de ALV is een werkgroep of commissie gehouden aan de goedgekeurde (deel)begroting. Onverwachte, niet begrote lasten, dienen eerst aan het bestuur te worden voorgelegd.
- Iedere coördinator van een werkgroep of commissie is bevoegd tot het doen van bestedingen volgens de begroting. Afwijkende bestedingen worden vooraf voorgelegd aan het bestuur c.q. de penningmeester.
- Afstemming met het bestuur over lopende zaken geschiedt bij voorkeur via het bestuurslid dat als contactpersoon is gekoppeld aan de betreffende werkgroep of commissie.
- Schades en/of ongevallen worden direct gemeld bij de penningmeester als beheerder van de verzekeringsportefeuille.
- Iedere werkgroep of commissie stuurt aan het begin van ieder jaar een jaaroverzicht met daarin opgenomen de werkzaamheden over het afgelopen jaar, ontwikkelingen, aantallen vrijwilligers etc. naar de secretaris, als onderdeel van het jaarverslag van de Vereniging.
- Alle werkgroepen en commissies dragen actief bij aan het tijdschrift van de Vereniging.
7.4 Naleving
- Wanneer een van de leden van een werkgroep of commissie een persoonlijk of zakelijk belang heeft in de besluitvorming of uitvoering van werkzaamheden, distantieert deze zich van deze besluitvorming en werkzaamheden.
- Naleving de Statuten en dit Reglement geldt in principe voor alle leden, maar in het bijzonder voor de leden die zich actief inzetten voor de vereniging.
8. COMMUNICATIE
Communicatie vanuit de Vereniging naar haar leden gebeurt o.a. via:
- Een welkomstbrief bij nieuw lidmaatschap.
- Tijdschrift, tweemaal per jaar.
- Persoonlijke berichten al of niet naar aanleiding van binnengekomen correspondentie.
Communicatie vanuit de leden naar de Vereniging gebeurt bij voorkeur schriftelijk, per e-mail aan het secretariaat.
Het secretariaat bevestigt ontvangst van correspondentie vanuit de leden binnen 5 werkdagen, met, indien van toepassing, het tijdsbestek waarin inhoudelijk op de correspondentie door de Vereniging wordt gereageerd.
Aldus vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op 13 mei 2026 na kennisneming van werkgroepen, commissies en de Algemene ledenvergadering.